Egy vállalati autóflotta kiadásait nem kizárólag az üzemanyag, a lízingdíj és a biztosítás határozza meg. A javítások, a gumiabroncsok, az értékvesztés, a parkolás, az adminisztráció és a nem megfelelő használatból eredő többletköltségek együtt jelentős összeget tehetnek ki. Sok cégnél mégis csak akkor vizsgálják felül az autóhasználatot, amikor látványosan megemelkednek a havi számlák. Ennél hatékonyabb megközelítés, ha a vállalkozás előre meghatározza, milyen feladatra, milyen futásteljesítményhez és mely munkakörökhöz szükséges saját jármű. A jól kialakított mobilitási rendszerben nem automatikusan minden dolgozó kap ugyanolyan autót, hanem a napi feladatokhoz igazodnak a lehetőségek. Így elkerülhető, hogy drága, nagy teljesítményű modellek fussanak rövid városi utakon, miközben a hosszabb távon dolgozó kollégák számára kevésbé megfelelő járművek maradnak.
A teljes költséget kell vizsgálni, nem csak a havi díjat
Két hasonló vételárú vagy lízingdíjú autó fenntartása között több év alatt jelentős különbség alakulhat ki. Az egyik modell kevesebbet fogyaszt, ritkábban igényel szervizt, kedvezőbb biztosítással használható, és lassabban veszít az értékéből. A másik elsőre olcsóbbnak tűnhet, de magasabb javítási költséget, gyakoribb gumicserét vagy nagyobb energiafelhasználást hozhat. Ezért a flottadöntéseknél célszerű teljes használati költséget számolni, amelybe a beszerzés mellett minden rendszeres és várható kiadás bekerül. A számítást legalább három-öt éves időszakra érdemes elkészíteni, és külön kezelni a városi, országúti, valamint autópályás használatot. A döntés csak akkor lesz megalapozott, ha a vállalkozás a saját futásteljesítményéből és útvonaladataiból indul ki, nem pedig általános katalógusértékekből.
Egy elektromos autó céges használatának gazdaságossága például nagyban függ attól, hol és milyen áron tölthető. Ha a járművek éjszaka a telephelyen állnak, és kiszámítható napi útvonalat teljesítenek, az üzemeltetés jól tervezhető lehet. Nyilvános gyorstöltésre épülő használatnál azonban magasabb energiaköltséggel és kieső munkaidővel is számolni kell. Az akkumulátor méretét sem érdemes automatikusan maximalizálni, mert a fölöslegesen nagy kapacitás növeli a vételárat és a jármű tömegét. A megfelelő modell az, amely tartalékkal ugyan, de túlméretezés nélkül teljesíti a napi feladatokat. A valós útvonalak elemzése ezért fontosabb, mint a lehető legnagyobb gyári hatótáv.
A használati adatok gyorsan megmutatják a pazarlást
A flottaköltségek csökkentéséhez először azt kell látni, hogyan használják ténylegesen a járműveket. A kilométeradatok, a parkolási idők, a töltések vagy tankolások gyakorisága, valamint a szervizbejelentések alapján jól elkülöníthetők az intenzíven és az alig használt autók. Előfordulhat, hogy egy jármű a hónap nagy részében áll, miközben más kollégák rendszeresen bérautót vagy taxit vesznek igénybe. Ilyenkor nem feltétlenül új autóra, hanem jobb foglalási és megosztási rendszerre van szükség. A kulcs nélküli átvétel, az online naptár és az automatikus kilométer-rögzítés jelentősen csökkentheti az adminisztrációt. Egy közös használatú autó megfelelő szervezéssel több munkatárs igényeit is kiszolgálhatja.
A sofőrök vezetési stílusa szintén mérhető költségkülönbséget eredményezhet. A gyakori erős gyorsítás, a nagy sebesség, a fölösleges alapjárat és a nem megfelelő guminyomás együttesen érezhetően növeli a fogyasztást. Rövid, gyakorlati vezetéstechnikai oktatással sokszor nagyobb megtakarítás érhető el, mint egy újabb adminisztratív szabály bevezetésével. Fontos azonban, hogy a mérés ne ellenőrzési fenyegetésként jelenjen meg, hanem világos célhoz kapcsolódjon. A dolgozók könnyebben elfogadják az adatgyűjtést, ha tudják, mire használja a cég, és milyen előnyt jelent számukra. A biztonságosabb vezetés kevesebb balesetet, kisebb szervizköltséget és nyugodtabb munkanapokat is eredményezhet.
A modellválasztást a munkakörhöz kell igazítani
Nem célszerű ugyanazt az autót adni értékesítőnek, műszaki munkatársnak, vezetőnek és városi ügyintézőnek. Az értékesítőnél fontos lehet az autópályás kényelem és a nagyobb hatótáv, míg a városi munkakörben a könnyű parkolhatóság és az alacsony fogyasztás kap nagyobb szerepet. A szervizes vagy kivitelező kollégának jól pakolható csomagtérre, terhelhető belső burkolatokra és könnyen hozzáférhető tárolókra lehet szüksége. A vezetői autóknál a megjelenés mellett a hosszú távú komfort és a biztonsági felszereltség is fontos szempont. A túl sok különböző modell azonban megnehezítheti a szervizelést, az alkatrészellátást és a járművek cseréjét. Érdemes ezért néhány jól meghatározott kategóriát létrehozni, és ezekhez kiválasztani a megfelelő típusokat.
Az új márkák megjelenése szélesebb választékot és erősebb árversenyt hozott a céges flották piacán. Az Omoda modelljei például akkor kerülhetnek fel a jelöltek listájára, ha a vállalkozás a felszereltséget, a méretet, a garanciális feltételeket és az üzemeltetési hátteret együtt vizsgálja. Egy kedvezőnek tűnő ár önmagában nem elegendő, ha a szervizhálózat, az alkatrészellátás vagy a későbbi értékesíthetőség bizonytalan. Próbahasználattal gyorsan kiderülhet, hogy az adott modell megfelel-e a munkatársak napi feladatainak. Célszerű néhány hétre tesztautót bevonni, majd rögzíteni a fogyasztást, a használhatósági tapasztalatokat és a sofőrök visszajelzéseit. A valós céges környezetben végzett próba többet mond, mint egy rövid kereskedői tesztvezetés.
A szabályzat akkor jó, ha rövid és egyértelmű
A flottaszabályzatnak világosan rendeznie kell a magánhasználatot, az otthoni töltés vagy tankolás elszámolását, a káresemények bejelentését, a bírságokat és a szervizelés rendjét. A túl hosszú, jogi nyelven megírt dokumentumot kevesen olvassák el figyelmesen, ezért a legfontosabb teendőket rövid, gyakorlati útmutatóban is érdemes összefoglalni. Legyen egyértelmű, kihez kell fordulni műszaki hibánál, milyen sérülést kell azonnal jelenteni, és mikor kell ellenőrizni a gumiabroncsokat. Az üzemanyag- vagy töltőkártyák használatát szintén pontosan szabályozni kell. A telematikai adatkezelésről, a magánutak elkülönítéséről és a dolgozói hozzáférésekről átlátható tájékoztatás szükséges. A következetes szabályok csökkentik a félreértéseket, miközben a flottakezelő munkáját is egyszerűbbé teszik.
Az evadatbazis.hu oldalán közvetlenül összevethetők a szóba jöhető modellek fontosabb műszaki adatai. Az előzetes szűrés után már csak azokat az autókat kell részletesebben vizsgálni, amelyek méretben, teljesítményben és hatótávban megfelelnek a kialakított flottakategóriáknak. A vállalati mobilitás költségei akkor tarthatók kézben, ha a beszerzés, a használat és az elszámolás ugyanannak az átgondolt rendszernek a része. A jól működő flotta nem feltétlenül nagyobb vagy drágább, hanem pontosabban igazodik a valódi munkafolyamatokhoz.
Fotó: Magnific